SERPRO - Empresa do Ministério da Fazenda

Tematec

Tema 168 - ANO IX - Nº 68 – 2003

CONCEITOS E PERSPECTIVAS EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E DE APOIO A TOMADA DE DECISÃO

Cátia Gontijo Rezende (*)

1 – Introdução

Informação e tecnologia caminham juntas desde que os computadores se tornaram equipamentos comerciais, na década de 60. No inicio, as aplicações eram construídas isoladamente sem a preocupação com a existência de duplicidade de processos e dados. Com a evolução tecnológica, a abordagem sistêmica da informação começou a ser uma tendência e uma necessidade nas organizações. Surgiu, então, o conceito de sistemas de informação, que segundo Dias e Gazzaneo, "veio dar ao computador uma nova dimensão, transformado-o de mero processador de dados em elemento preponderante na racionalização e na dinamização do trabalho na empresa" (DIAS e GAZZANEO,1975).
No entanto, destaca-se que apesar da evolução que está ocorrendo no desenvolvimento e implantação de sistemas de informações, a qualidade da informação utilizada nas empresas ainda é muito questionável. Até mesmo os atuais Sistemas Integrados de Gestão, ou Enterprise Resource Planning (ERP), são limitados no seu uso de apoio a processos. Um dos motivos desta baixa eficácia pode estar na falta de fundamento básico do conceito de informação e das teorias de comunicação que constituíram a base das atuais metodologias de desenvolvimento dos sistemas de informação.
Davenport, em seu livro Ecologia da Informação, defende a administração informacional centrada no ser humano, onde "a ênfase primária não está na geração e na distribuição de enormes quantidades de informação, mas no uso eficiente de uma quantia relativamente pequena. Essa abordagem em vez de concentrar seu foco na tecnologia, busca entender o modo pelo qual as pessoas criam, distribuem, compreendem e usam a informação. Segundo esse autor, "Informação e conhecimento são, essencialmente, criações humanas, e nunca seremos capazes de administrá-las se não levarmos em consideração que as pessoas desempenham, nesse cenário, um papel fundamental" (DAVENPORT, 2000).
Neste artigo, serão apresentados alguns tópicos, que permitirão uma melhor compreensão do que essa abordagem sugere, possibilitando a adoção de uma postura de redução da produção indisciplinada, a duplicação e a distribuição de informações sem valor. Será tratado o entendimento de alguns conceitos e suas diferenças, que são fundamentais no momento da definição, implementação, compra ou mesmo utilização de um sistema de informações. Isso possibilitará o esclarecimento sobre qual o nosso verdadeiro papel e de quais informações podemos depender. E ai sim, começamos a tomar decisões mais inteligentes.

2 – Informações, Dados e Conhecimento

Não é uma tarefa fácil distinguir, na prática, o que vem a ser dado, informação e conhecimento. Essa distinção fica mais complicada quando se tenta identificar os limites de cada um dos conceitos e percebe-se que os três são intimamente interligados.

2.1 – Dados
Dados incluem os itens que representam fatos, textos, gráficos, imagens estáticas, sons, segmentos de vídeo analógicos ou digitais etc. Os dados são coletados, por meio de processos organizacionais, nos ambientes interno e externo. Em suma, dados são sinais que não foram processados, correlacionados, integrados, avaliados ou interpretados de qualquer forma. Os dados representam a matéria-prima a ser utilizada na produção de informações. Uma definição bem simples de dado é "uma abstração formal que pode ser representada e transformada por um computador" (SETZER, 1999), ou seja a seqüência de símbolos quantificados ou quantificáveis.
Já Davenport define dados como "observações sobre o estado do mundo, e sua observação pode ser feita por pessoas ou por tecnologia apropriada" (DAVENPORT, 2000). Assim é possível perceber que os dados podem ser descritos através de representações formais, estruturais, podendo obviamente ser armazenados em um computador e processados por ele.

2.2 - Informação
Neste nível, os dados passam por algum tipo de processamento para serem exibidos em uma forma inteligível às pessoas que irão utilizá-los. O processo de transformação envolve a aplicação de procedimentos, que incluem formatação, tradução, fusão, impressão e assim por diante. A maior parte deste processo pode ser executada automaticamente.
Uma vez que dados tenham sido transformados em informações, pelo menos em uma interpretação inicial, é possível refinar as informações mediante um processo de elaboração. As informações resultantes deste processo incluem características adicionais do problema, geram hipóteses, conseqüências das hipóteses, sugerem soluções para problemas, explanação e justificativas de sugestões, crítica de argumentos etc. Portanto, "a transformação de dados em informações deve ser vista, simplificadamente, como um tipo de pré-processamento de um processo de elaboração" (SETZER,1999).
Dessa forma, é possível afirmar que, "informação é uma abstração informal, que está na mente de alguém, representando algo significativo para uma pessoa" (MACHADO,2002). Assim, não é possível processar informação diretamente em um computador. Para isso é necessário reduzi-la a dados.

2.3 - Conhecimento
Conhecimento pode ser definido como sendo "informações que foram analisadas e avaliadas sobre a sua confiabilidade, sua relevância e sua importância" (DAVENPORT,2000). Neste caso, o conhecimento é obtido pela interpretação e integração de vários dados e informações. O processo de transformação é realizado por meio de avaliação de dados e informações. Os insumos provenientes das diversas fontes são analisados e combinados na síntese de um produto final, o conhecimento. É por meio do conhecimento que aqueles que assessoram as decisões buscam uma compreensão mais efetiva da situação problema. "O Conhecimento é uma abstração interior, pessoal, de algo que foi experimentado, vivenciado, por alguém. Nesse sentido, o conhecimento não pode ser descrito; o que se descreve é a informação" (SETZER,1999).
O conhecimento não é estático, modificando-se mediante a interação com o ambiente, sendo este processo denominado aprendizado. Uma visão mais ampla é que o aprendizado é a integração de novas informações em estruturas de conhecimento, de modo a torná-las potencialmente utilizáveis em processos futuros de processamento e de elaboração. A informação pode ser inserida em um computador por meio de uma representação em forma de dados. Como o conhecimento não é sujeito a representações, não pode ser inserido em um computador.

3 – Sistemas de Informação e de Tomada de Decisão

Sistema de informação pode ser definido como "qualquer sistema utilizado para prover informações qualquer que seja sua utilização" (POLLONI, 2000). Todo sistema de informação pode ser visto, do ponto de vista mais técnico, como um conjunto de programas e de estruturas de dados. Os métodos de análise e projeto de sistemas historicamente enfocaram dados e processos. Mas de uma ênfase inicial em algoritmos, programas e processos, as metodologias de desenvolvimento migraram para uma abordagem centrada nos dados. A partir dai, as preocupações dos desenvolvedores e dos usuários foram passando dos dados operacionais para as informações agregadas envolvidas no processo de tomada de decisão. Os sistemas evoluíram para acompanhar a gerência de negócios.
Apesar da importância dos sistemas de informação no apoio a decisões estratégicas, os resultados obtidos pelo uso da informação nos processos decisórios não têm sido satisfatórios. Uma das prováveis causas das limitações dos sistemas de informação pode ser creditada à visão unilateral da informação por parte dos responsáveis pelo desenvolvimento de metodologias de análise estruturada de sistemas. Esta diferença explica as limitações dos sistemas de informação para uso em decisões estratégicas.
É possível classificar os sistemas de informações em sistemas de processamento de transações e sistemas de suporte à decisão. "Os sistemas de processamento de transações têm como principal objetivo o registro acurado das operações e fatos relevantes das áreas de negócio. A ênfase nesses sistemas é com a validação dos dados, visando maior qualidade e depuração das bases de dados. Já os sistemas de suporte à decisão "são projetados para apoiar os gestores de negócio no processo de tomada de decisão numa perspectiva de mais longo prazo, no trato da informação, do que os sistemas de processamento de transações e envolvendo um maior julgamento humano" (DHAR e STEIN, 1997).

4 - Conclusão

A qualidade dos sistemas de informação de uma organização é reconhecidamente uma vantagem corporativa estratégica. Mas, apesar de todos os avanços tecnológicos, o processamento de informações corporativas continua sendo complexo e merecedor de especial atenção. A principal crítica feita aos sistemas de informação para apoio a decisão, é a sua construção com base em um processo linear de causa e efeito, funcional, que obedece a um raciocínio analítico. Aspectos que fazem parte da personalidade de quem toma decisão não são considerados nas atuais metodologias de desenvolvimento de sistemas de informação. Não se pode esquecer que a decisão estratégica é um processo qualitativo, não linear e que não pode ser programado. A decisão é fruto de uma série de fatores influenciadores do processo, e a informação é mais um desses fatores.
Os atuais sistemas de informação possuem notadas limitações, como resultado das deficiências existentes nas teorias de análise estruturada de dados e nas ferramentas utilizadas, assim como, o desequilíbrio na relação necessidade versus especificação. A visão técnica e instrumental dos analistas de informática, responsáveis pelo desenvolvimento de modelos para a construção de sistemas de informação, precisa ser revista. A atual formação dos profissionais de informática precisa passar por reestruturações, e conhecimento sobre ciências humanas e psicologia devem ser incorporadas aos perfis desejados para o analista de sistemas. As dimensões da informação devem considerar sua interação com o indivíduo. Como resultado, os sistemas de informação serão construídos de forma aprimorada, buscando atender às necessidades dos usuários tanto no aspecto da confiabilidade quanto no do entendimento da informação.
Como conclusão, cabe refletir, que o sistema de informação deve melhorar o desempenho do elemento humano e da organização. Como são as pessoas que trabalham na organização, que manipulam as informações, o sistema de informação deve atender às suas necessidades, resultando conseqüentemente em um melhor desempenho da organização. Qualquer organização que se proponha à desenvolver um sistema de informação deverá possuir uma estratégia de crescimento consciente e estabelecida, que se caracterize como uma diretriz para a abordagem global de sua implantação à administração e, deve também, considerar que a participação das pessoas em todo o processo é fundamental para se obter sucesso, desde a definição da necessidade, a construção da solução e o uso da ferramenta.

5 – Referências Bibliográficas

DAVENPORT, Thomas H., Ecologia da Informação, Editora Futura, São Paulo, 2000

DHAR, Vasant e STEIN, Roger, Seven Methods for Transforming Corporate Data into Business Intelligence, Prentice-Hall, New York - 1997.

DIAS, D. e GAZZANEO, G. Projeto de Sistemas de Processamento de Dados. Rio de Janeiro: LTC, 1975.

MACHADO, Francis Berenger, Limitações e Deficiências no Uso da Informação para Tomada de Decisões, Caderno de Pesquisas em Administração, São Paulo, v. 09, nº 2, abril/junho 2002

POLLONI, Enrico G. F., Administrando Sistemas de Informação, Editora Futura, São Paulo, 2000

SETZER, V. W. Dado, Informação, Conhecimento e Competência, Disponível em: <www.ime.usp.br/~vwsetzer> Acesso em: 20/03/2003

Sobre os Autores do Trabalho

Catia Gontijo Rezende
(*)Especialista em Recursos Humanos, cursando o mestrado em Gestão do Conhecimento e Tecnologia da Informação - UCB. é
empregada do Serpro desde 1987. Atualmente , coordena a área de Negócios responsável pelo Comprasnet - Portal de Compras Eletrônicas do Governo Federal.
catia.rezende@serpro.gov.br